Objectifs du cours
Tableurs dispersés, oublis de relance, visibilité limitée sur le forecast : Notion peut devenir un CRM léger centré sur l’action. On y unifie comptes, contacts, opportunités et activités, avec des vues par étape et par commercial, des indicateurs de prévision et des automatisations (rappels, notifications) via l’API Notion. L’objectif : un pipeline clair, pilotable, et un suivi propre des interactions, sans empiler les outils.
À l’issue de la formation, les participantes seront capables de :
- Modéliser Comptes / Contacts / Opportunités / Activités (relations, propriétés).
- Construire des vues opérationnelles : Kanban par étape, calendrier, “À relancer”, “Closing du mois”.
- Mettre en place des indicateurs : montants pondérés, conversion par étape, cycle de vente.
- Automatiser rappels et notifications (Notion API avec Make/Zapier).
- Poser une gouvernance légère (droits d’accès, archivage, RGPD de bon sens).
Public
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Chefs de projet, équipes marketing/ops/RH, PMO, assistantes de direction, consultants, toute personne appelée à structurer l’information et le travail d’équipe.
Prérequis
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À l’aise sur PC/Mac et navigateur ; idéalement disposer d’un compte Notion (gratuit recommandé).
Contenu du cours
Partie 1 — Modèle de données CRM
- Tables et propriétés clés : Comptes, Contacts, Opportunités, Activités (+ Produits/Tarifs en option).
- Relations : Compte ↔ Contacts, Compte ↔ Opportunités, Opportunité ↔ Activités (journal).
- Propriétés essentielles : montant, probabilité, étape, date de closing, proprio.
- Atelier (pertinent) : schéma relationnel + création des propriétés clés.
Partie 2 — Vues opérationnelles et pipeline
- Vues Table/Kanban par étape, Calendrier des RDV ; filtres “sans next step”, “closing ce mois”.
- Regroupements par commercial ; totaux et sous-totaux par étape.
- Atelier (pertinent) : board pipeline + vues par commercial et par mois de closing.
Partie 3 — Activités et relances
- Base Activités : type (appel, e-mail, réunion), date, note, rattachements.
- Modèles de compte rendu (appel/RDV) et champ next step.
- Rollups : dernière activité, prochaine relance sur l’opportunité.
- Atelier (pertinent) : journaliser une activité qui alimente la prochaine relance.
Partie 4 — Forecast et indicateurs
- Formules : montant pondéré (montant × probabilité), âge d’opportunité, cycle (dateBetween).
- Tableaux de bord : prévision mensuelle, entonnoir de conversion par étape.
- Atelier (pertinent) : calcul des KPIs + vue forecast prête pour le manager.
Partie 5 — Automatisations pragmatiques
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Notion API + Make/Zapier :
- Étape = “À valider” → message Slack au manager.
- J-3 avant closing → rappel + création auto d’activité.
- Nouveau lead (formulaire web) → création d’opportunité.
- Bonnes pratiques : tokens, mapping, logs d’exécution.
- Atelier (pertinent) : scénario rappel J-3 + notification.
Partie 6 — Droits, conformité et adoption
- Partage par équipe, liens publics désactivés, gestion des doublons, exports CSV.
- RGPD de bon sens : base légale (prospection), demandes d’export/suppression, politique de conservation.
- Rituels d’usage : daily/weekly pipeline, revue mensuelle du forecast.