Objectifs du cours
Trop de listes éparses et de copier-coller cassent la qualité des données et les délais. Notion permet de passer à de véritables bases relationnelles (relations, rollups, formules) et d’automatiser les gestes répétitifs via l’API Notion (Make/Zapier). Cette journée installe un modèle de données robuste, des vues opérationnelles par rôle et des automatisations pragmatiques pour fiabiliser les processus et rendre l’information exploitable, sans multiplier les outils.
À l’issue de la formation, les participantes seront capables de :
- Modéliser des bases relationnelles : relations 1–N / N–N, rollups, schémas propres.
- Concevoir des vues avancées (filtres combinés, regroupements, Kanban/Calendrier/Galerie).
- Utiliser des formules utiles (dates, conditions, concaténations) pour produire des indicateurs.
- Mettre en place des automatisations via Notion API (Make/Zapier) : rappels, notifications, créations automatiques.
- Poser une gouvernance légère : conventions de propriétés, qualité de données, archivage.
Public
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Ops, PMO, marketing, chefs de projet, équipes support.
Prérequis
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À l’aise sur PC/Mac et navigateur ; idéalement disposer d’un compte Notion (gratuit recommandé).
Contenu du cours
Partie 1 — Modélisation relationnelle dans Notion
- Tables métier : choix des propriétés (texte, select, date, personne, fichiers).
- Relations 1–N et N–N ; rollups (sommes, décomptes, min/max dates).
- Anti-patterns à éviter (multi-select vs relation, duplication d’information).
- Atelier : schéma Projets ↔ Tâches ↔ Clients + premières liaisons.
Partie 2 — Vues avancées pour l’opérationnel
- Vues Table / Kanban / Calendrier / Galerie ; filtres et tri combinés.
- Regroupements (par responsable, priorité, statut) ; totaux et compteurs.
- Atelier : vues “Par priorité”, “Par personne”, “Échéances de la semaine”.
Partie 3 — Formules & indicateurs
- Dates : dateBetween(), now(), échéances J–7/J+3.
- Conditions : if(), statuts colorés, pourcentages de progression.
- Concaténations pour libellés, liens formatés.
- Atelier : KPI de progression projet + alertes d’échéance en retard.
Partie 4 — Automatisations via Notion API (Make/Zapier)
- Connexion Notion ↔ Make/Zapier : tokens, sécurité, mapping des champs.
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Scénarios types :
- Statut → Slack/e-mail (validation, “ready for review”).
- Échéance → rappel automatique + affectation.
- Nouveau client → création auto de dossier et tâches “onboarding”.
- Atelier : workflow “statut = Validé” → message Slack + date de livraison.
Partie 5 — Qualité des données & gouvernance légère
- Standards de propriétés (listes de valeurs, préfixes de campagne).
- Contrôles simples : vues “à vérifier”, journal de modifications, archivage périodique.
- Export CSV, duplication de modèles, plan de revue mensuelle.