Objectifs du cours
Bienvenue dans la formation "Maîtrise d'Outlook : Fonctions Avancées". Au cours de cette journée, nous explorerons ensemble les fonctionnalités avancées d'Outlook pour optimiser la gestion de votre messagerie électronique, de votre calendrier et de vos contacts. Que vous soyez un utilisateur régulier ou occasionnel d'Outlook, cette formation vous fournira les outils nécessaires pour améliorer votre productivité et votre efficacité dans l'utilisation de cet outil essentiel de communication professionnelle.
Ce plan de cours vise à fournir aux participants :
- Maîtriser les fonctionnalités avancées de gestion des e-mails.
- Optimiser l'utilisation du calendrier pour une planification efficace.
- Exploiter les outils avancés de gestion des contacts.
- Automatiser les tâches récurrentes et personnaliser l'expérience utilisateur.
Public
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Cette formation s'adresse aux utilisateurs d'Outlook ayant déjà des connaissances de base et souhaitant approfondir leurs compétences pour une utilisation plus avancée de l'outil.
Prérequis
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Avoir une connaissance de base d'Outlook et être à l'aise avec les fonctions de base telles que l'envoi et la réception d'e-mails, la création d'événements dans le calendrier et la gestion des contacts.
Matériel
- Ordinateur ou tablette : Chaque participant a besoin d'un ordinateur ou d'une tablette équipée des logiciels nécessaires, comme un navigateur web, pour accéder au contenu de la formation.
- Connexion internet stable : Une connexion Internet fiable et rapide est cruciale pour participer efficacement aux vidéoconférences et accéder aux outils en ligne sans problèmes de connectivité.
- Casque avec microphone : Un casque avec microphone intégré est recommandé pour améliorer la qualité audio et minimiser les bruits de fond lors des discussions en ligne.
- Webcam : Une webcam est nécessaire pour les vidéoconférences, facilitant les interactions plus personnelles et engageantes entre les participants et les formateurs.
Modalités d'organisation et d'accès
- Formation a distance / en présentiel sur demande
- Inscription requise jusqu'à 24 heures avant le début.
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Pour les formations intra-entreprise, le client doit s'assurer et s'engager à fournir toutes les ressources matérielles pédagogiques requises (équipements informatiques, etc.) nécessaires au bon déroulement de la formation, conformément aux prérequis spécifiés dans le programme de formation fourni.
Accessibilité pour les personnes handicapées
- Si vous nécessitez des aménagements pour des besoins spécifiques d’accessibilité, contactez Mme STEMPERT, notre référente handicap, par e-mail : referent-handicap@groupe-sr3.com pour discuter des solutions possibles.
Contenu du cours
Partie 1 : Optimisation de la gestion des e-mails
Gagner du temps avec les fonctionnalités avancées d'Outlook
- Utilisation des indicateurs de suivi pour suivre et rappeler les actions importantes.
- Catégorisation des e-mails pour une organisation thématique et une recherche rapide.
- Utilisation du mode "Conversation" et personnalisation des options d'affichage.
Recherches personnalisées et gestion des actions rapides
- Techniques de recherche avancée pour retrouver rapidement des e-mails spécifiques.
- Gestion des actions rapides pour traiter efficacement les e-mails en masse.
Optimisation de la gestion avec les règles
- Création et gestion des règles pour automatiser les actions sur les e-mails entrants.
- Utilisation de la fonctionnalité "Boîte de réception prioritaire" pour mettre en avant les e-mails importants.
Gestion des pièces jointes et utilisation des modèles de messages
- Chargement ou récupération des pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l'espace de stockage.
- Création et utilisation de modèles de messages pour des réponses rapides et cohérentes.
Partie 2 : Optimisation de la gestion du temps et du travail en équipe
Gestion efficace du calendrier
- Création et organisation des rendez-vous, événements et réunions dans le calendrier Outlook.
- Utilisation de l'assistant de planification pour vérifier la disponibilité des participants et fixer des réunions.
Priorisation des tâches avec Microsoft To Do
- Création et suivi des tâches à partir des e-mails et intégration avec Outlook.
- Organisation quotidienne avec les tâches pour une gestion efficace du temps.
Travail collaboratif
- Délégation des tâches et partage d'informations avec les collaborateurs via Outlook.
- Mise en place de règles de classement et d'archivage pour une gestion optimale des missions et des postes.
Gestion de l'archivage et des règles de tri automatique
- Principes de l'archivage des e-mails et utilisation des fichiers PST pour stocker les données.
- Création de règles de tri automatique pour organiser efficacement les e-mails entrants.
Méthodologie
- Présentations interactives
- Démonstrations en direct
- Sessions de discussion en groupe pour encourager la réflexion collective et l'échange d'idées.
- Analyse de cas concrets permettant aux participants d'explorer différents scénarios et d'appliquer leurs connaissances théoriques.
- Réalisation d'études de cas pour approfondir la compréhension des concepts abordés et leur application dans des situations réelles.
- Utilisation de questionnaires interactifs pour évaluer régulièrement la compréhension des participants et favoriser la participation active.
- Feedback personnalisé et continu pour orienter les discussions, identifier les lacunes et stimuler l'apprentissage.
Évaluation
- Réalisation d’un test initial avant la formation pour évaluer les connaissances préalables.
- Evaluation formative via des exercices pratiques permettant l’auto-évaluation de l’apprenant.
- Evaluation sommative pour valider le parcours de formation.
- Feedback des participants à la fin de la formation pour évaluer la pertinence de la formation et identifier les domaines à améliorer.
- Évaluation de la compréhension des concepts clés à travers des quiz ou des travaux écrits.
- Questionnaire de fin de formation pour tester les connaissances acquises.
Cours mis à jour en date du 14/05/2024