Objectifs du cours
Bienvenue à l'atelier pratique "Maîtrise d'Outlook pour une Gestion Efficace des Tâches" ! Au cours de cette session interactive, nous plongerons dans les fonctionnalités avancées d'Outlook pour vous aider à mieux organiser, suivre et prioriser vos tâches professionnelles. Que vous soyez débordé par les échéances ou à la recherche de méthodes pour gagner en productivité, cet atelier vous fournira les outils et les stratégies nécessaires pour maîtriser votre gestion des tâches avec Outlook.
Ce plan de cours vise à fournir aux participants :
- Comprendre les fonctionnalités avancées de gestion des tâches dans Outlook.
- Apprendre à créer, suivre et organiser efficacement les tâches individuelles et les listes de tâches.
- Optimiser l'utilisation des rappels, des priorités et des échéances pour une meilleure gestion du temps.
- Mettre en place des stratégies et des outils pour une gestion proactive des tâches et des projets.
Public
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Professionnels et employés de bureau cherchant à optimiser leur gestion des tâches quotidiennes en utilisant Outlook.
Prérequis
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Connaissance de base de l'utilisation d'Outlook et des principes fondamentaux de la gestion des tâches.
Matériel
- Ordinateur ou tablette : Chaque participant a besoin d'un ordinateur ou d'une tablette équipée des logiciels nécessaires, comme un navigateur web, pour accéder au contenu de la formation.
- Connexion internet stable : Une connexion Internet fiable et rapide est cruciale pour participer efficacement aux vidéoconférences et accéder aux outils en ligne sans problèmes de connectivité.
- Casque avec microphone : Un casque avec microphone intégré est recommandé pour améliorer la qualité audio et minimiser les bruits de fond lors des discussions en ligne.
- Webcam : Une webcam est nécessaire pour les vidéoconférences, facilitant les interactions plus personnelles et engageantes entre les participants et les formateurs.
Modalités d'organisation et d'accès
- Formation a distance / en présentiel sur demande
- Inscription requise jusqu'à 24 heures avant le début.
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Pour les formations intra-entreprise, le client doit s'assurer et s'engager à fournir toutes les ressources matérielles pédagogiques requises (équipements informatiques, etc.) nécessaires au bon déroulement de la formation, conformément aux prérequis spécifiés dans le programme de formation fourni.
Accessibilité pour les personnes handicapées
- Si vous nécessitez des aménagements pour des besoins spécifiques d’accessibilité, contactez Mme STEMPERT, notre référente handicap, par e-mail : referent-handicap@groupe-sr3.com pour discuter des solutions possibles.
Contenu du cours
Partie 1 : Création et suivi des tâches
Utilisation avancée de la fonctionnalité "Tâches" dans Outlook
- Présentation détaillée de l'interface dédiée aux tâches dans Outlook.
- Exploration des fonctionnalités avancées pour une utilisation optimale.
Création et organisation de tâches individuelles et de listes de tâches
- Méthodes pour créer des tâches individuelles et les organiser dans des listes.
- Techniques de structuration et de regroupement des tâches pour une meilleure gestion.
Attribution de priorités, d'échéances et de rappels
- Utilisation des fonctionnalités de priorisation pour hiérarchiser les tâches.
- Configuration des échéances et des rappels pour respecter les deadlines.
Personnalisation des affichages et des colonnes
- Personnalisation des vues de tâches pour répondre aux besoins individuels.
- Configuration des colonnes pour afficher les informations pertinentes.
Partie 2 : Gestion avancée des tâches
Suivi et mise à jour des tâches en cours
- Méthodes pour suivre l'avancement des tâches et mettre à jour leur statut.
- Utilisation des fonctionnalités de suivi et de récapitulatif pour un suivi efficace.
Utilisation des catégories, des filtres et des vues personnalisées
- Création et attribution de catégories pour classer et organiser les tâches.
- Utilisation des filtres avancés et des vues personnalisées pour une gestion optimale.
Intégration des tâches avec le calendrier et les e-mails
- Synchronisation des tâches avec le calendrier pour une vue d'ensemble des activités.
- Liaison des tâches aux e-mails et aux événements du calendrier pour une gestion centralisée.
Partie 3 : Stratégies de gestion des tâches
Planification et priorisation des tâches
- Méthodes pour établir des plans de travail et définir des priorités.
- Techniques de gestion du temps pour optimiser la productivité et respecter les échéances.
Développement de techniques de gestion du temps
- Identification des principaux facteurs de perte de temps et des solutions correspondantes.
- Mise en place de routines et de méthodes de travail efficaces pour maximiser la productivité.
Utilisation des outils de suivi et de reporting
- Analyse des outils intégrés dans Outlook pour suivre les progrès et évaluer les performances.
- Création de rapports personnalisés pour mesurer l'efficacité des stratégies de gestion des tâches.
Partie 4 : Séance de questions-réponses et conclusion
Échanges d'expériences et de bonnes pratiques
- Partage d'expériences et de conseils entre les participants pour enrichir les connaissances.
- Réponses aux questions spécifiques et résolution des problèmes rencontrés.
Conclusion de l'atelier
- Récapitulatif des points clés abordés au cours de l'atelier.
- Remise de conseils pratiques et de ressources supplémentaires pour une gestion efficace des tâches au quotidien.
Méthodologie
- Présentations interactives
- Démonstrations en direct
- Sessions de discussion en groupe pour encourager la réflexion collective et l'échange d'idées.
- Analyse de cas concrets permettant aux participants d'explorer différents scénarios et d'appliquer leurs connaissances théoriques.
- Réalisation d'études de cas pour approfondir la compréhension des concepts abordés et leur application dans des situations réelles.
- Utilisation de questionnaires interactifs pour évaluer régulièrement la compréhension des participants et favoriser la participation active.
- Feedback personnalisé et continu pour orienter les discussions, identifier les lacunes et stimuler l'apprentissage.
Évaluation
- Réalisation d’un test initial avant la formation pour évaluer les connaissances préalables.
- Evaluation formative via des exercices pratiques permettant l’auto-évaluation de l’apprenant.
- Evaluation sommative pour valider le parcours de formation.
- Feedback des participants à la fin de la formation pour évaluer la pertinence de la formation et identifier les domaines à améliorer.
- Évaluation de la compréhension des concepts clés à travers des quiz ou des travaux écrits.
- Questionnaire de fin de formation pour tester les connaissances acquises.
Cours mis à jour en date du 14/05/2024