Outlook - Perfectionnement

Objectifs du cours

Plongez dans l'efficacité numérique avec notre atelier. Découvrez comment exploiter pleinement les fonctionnalités avancées de OneDrive pour une gestion fluide des fichiers et une collaboration sans faille, propulsant ainsi votre productivité à de nouveaux sommets. Simplifiez votre quotidien professionnel grâce à des astuces pratiques et des méthodes optimisées. 

Ce plan de cours vise à fournir aux participants : 

• Découvrir les fonctionnalités avancées de OneDrive pour la gestion des fichiers. 
• Apprendre à partager et à collaborer sur des documents en temps réel. 
• Maîtriser les outils de synchronisation et d'accès aux fichiers depuis n'importe où. 
• Acquérir des astuces pour organiser efficacement vos fichiers et dossiers. 

Public

• Cette formation d'une journée s'adresse aux utilisateurs d'Outlook qui souhaitent approfondir leurs compétences dans la gestion des e-mails, du calendrier et des tâches pour une utilisation plus efficace de l'application.  
  

Prérequis

• Les participants doivent avoir une connaissance de base d'Outlook et être familiers avec les fonctions de base telles que la création et l'envoi d'e-mails, la gestion des contacts et la planification des réunions.  
  

Matériel

• Ordinateur ou tablette : Chaque participant a besoin d'un ordinateur ou d'une tablette équipée des logiciels nécessaires, comme un navigateur web, pour accéder au contenu de la formation.  
• Connexion internet stable : Une connexion Internet fiable et rapide est cruciale pour participer efficacement aux vidéoconférences et accéder aux outils en ligne sans problèmes de connectivité.  
• Casque avec microphone : Un casque avec microphone intégré est recommandé pour améliorer la qualité audio et minimiser les bruits de fond lors des discussions en ligne.  
• Webcam : Une webcam est nécessaire pour les vidéoconférences, facilitant les interactions plus personnelles et engageantes entre les participants et les formateurs.

Modalités d'organisation et d'accès

• Formation a distance / en présentiel sur demande
• Inscription requise jusqu'à 24 heures avant le début. 
• Pour les formations intra-entreprise, le client doit s'assurer et s'engager à fournir toutes les ressources matérielles pédagogiques requises (équipements informatiques, etc.) nécessaires au bon déroulement de la formation, conformément aux prérequis spécifiés dans le programme de formation fourni. 
  

Accessibilité pour les personnes handicapées

• Si vous nécessitez des aménagements pour des besoins spécifiques d’accessibilité, contactez Mme STEMPERT, notre référente handicap, par e-mail : referent-handicap@groupe-sr3.com pour discuter des solutions possibles.

Contenu du cours

Partie 1 : Gestion avancée des e-mails 

Optimisation de la boîte de réception 

• Utilisation des règles de boîte de réception pour automatiser la gestion des e-mails. 
• Création et utilisation de dossiers et de sous-dossiers pour organiser les e-mails. 
• Personnalisation des paramètres de notification pour une gestion efficace des e-mails prioritaires. 

Gestion avancée des e-mails 

• Création et utilisation de modèles d'e-mails pour gagner du temps dans la rédaction des messages. 
• Gestion des pièces jointes : prévisualisation, enregistrement et partage sécurisé. 
• Utilisation des outils de recherche avancée pour retrouver rapidement les e-mails pertinents. 

Classement du courrier 

• Recherche rapide de messages grâce aux filtres et aux commandes de contexte. 
• Tri des messages selon différents critères pour une organisation efficace. 
• Gestion des suivis et des rappels pour ne pas manquer les actions importantes. 
• Utilisation de la corbeille et nettoyage des conversations pour maintenir une boîte de réception ordonnée. 

Gestion du carnet d'adresses 

• Création et organisation des contacts dans le carnet d'adresses. 
• Utilisation des groupes pour gérer les contacts en masse. 
• Personnalisation des informations des contacts et ajout de notes. 
• Importation et exportation des contacts pour une gestion hors ligne ou sur un autre appareil. 

Partie 2 : Optimisation du Calendrier et des Tâches 

Planification et organisation des événements  

• Utilisation avancée du calendrier Outlook pour la planification des réunions et des rendez-vous. 
• Création de rendez-vous récurrents et de rappels pour ne rien oublier. 
• Intégration des événements Outlook avec d'autres applications et appareils. 

Gestion des tâches et des rappels  

• Création et suivi des tâches dans Outlook. 
• Utilisation des catégories et des filtres pour organiser et hiérarchiser les tâches. 
• Configuration des rappels pour ne pas manquer les échéances importantes. 

Organisation et productivité 

• Utilisation avancée des fonctionnalités de planification pour optimiser le temps. 
• Création de vues personnalisées pour mieux visualiser les événements et les tâches. 
• Utilisation des options de partage du calendrier pour coordonner les plannings avec d'autres utilisateurs. 
• Intégration de tâches et de rendez-vous avec d'autres outils de productivité, tels que Microsoft To Do ou OneNote. 

Méthodologie

• Présentations interactives 
• Démonstrations en direct 
• Sessions de discussion en groupe pour encourager la réflexion collective et l'échange d'idées. 
• Analyse de cas concrets permettant aux participants d'explorer différents scénarios et d'appliquer leurs connaissances théoriques. 
• Réalisation d'études de cas pour approfondir la compréhension des concepts abordés et leur application dans des situations réelles. 
• Utilisation de questionnaires interactifs pour évaluer régulièrement la compréhension des participants et favoriser la participation active. 
• Feedback personnalisé et continu pour orienter les discussions, identifier les lacunes et stimuler l'apprentissage.

Évaluation

• Réalisation d’un test initial avant la formation pour évaluer les connaissances préalables. 
• Evaluation formative via des exercices pratiques permettant l’auto-évaluation de l’apprenant. 
• Evaluation sommative pour valider le parcours de formation. 
• Feedback des participants à la fin de la formation pour évaluer la pertinence de la formation et identifier les domaines à améliorer. 
• Évaluation de la compréhension des concepts clés à travers des quiz ou des travaux écrits. 
• Questionnaire de fin de formation pour tester les connaissances acquises.

Cours mis à jour en date du 14/05/2024